Votre secrétaire IA

Message essentiel

Votre secrétaire IA. Les fonctionnalités que vous choisissez.

Vous composez votre secrétaire IA selon vos besoins. Vous choisissez les missions à lui confier, les fonctions à activer et les outils à connecter. Vous décidez aussi de ce qu'elle peut faire automatiquement, de ce qui nécessite votre accord et de ce qu'elle doit transmettre à votre équipe.

Les fonctions présentées sur cette page sont des possibilités à sélectionner, et non un ensemble imposé ou activé par défaut. Votre configuration est définie lors de la mise en place, selon les fonctions et intégrations disponibles, puis vous pouvez demander à la faire évoluer.

Exemple

Besoin uniquement de répondre aux appels et de prendre des rendez-vous ? Choisissez ces fonctions. Vous souhaitez aussi préparer des devis, envoyer des e-mails ou suivre vos colis ? Ajoutez les options adaptées à votre activité. Vous gardez la maîtrise de ses missions et de ses autorisations.

Illustration : la sélection se fait avec notre équipe lors de la mise en place.

Le périmètre

Les missions d'un secrétariat, à la carte.

15 missions, regroupées en 4 familles. Ouvrez chaque carte pour voir le détail, les outils nécessaires et les autorisations conseillées.

BaseFonctionne à partir des appels, de vos consignes et des informations que vous fournissez.
ConnexionNécessite de connecter un outil : agenda, messagerie, CRM, logiciel métier, transporteur…
À étudierPossible selon vos outils et la faisabilité technique : confirmée lors de la mise en place.
Votre équipeLa décision ou l'intervention reste à votre équipe : la secrétaire IA prépare et transmet.

Ces repères indiquent ce dont chaque fonction a besoin. Aucune action n'est autorisée simplement parce qu'elle figure dans cette liste : la disponibilité pour votre entreprise est confirmée lors de la mise en place.

Famille 1

Accueil et relation client

Décrocher, comprendre, orienter et suivre chaque interlocuteur.

01

Accueil téléphonique et interlocuteurs

Chaque appel décroché, compris, orienté.

BaseConnexionVotre équipe

Voir le détail

BaseAccueil personnalisé au nom de l'entreprise, avec des consignes différentes selon les horaires, les services et les situations.
ConnexionIdentification de l'appelant et rapprochement avec son dossier.
BaseCompréhension et qualification de la demande, questions complémentaires.
BaseRéponses à partir des seules informations validées par l'entreprise.
BasePrise de messages et compte rendu de conversation.
ConnexionOrientation vers le bon service et transfert d'appel.
BaseOrganisation des rappels et signalement des demandes prioritaires.
Votre équipeDemandes hors consignes ou sensibles : transmises à un collaborateur.

Outils nécessaires: Ligne téléphonique, informations validées (horaires, services, réponses), annuaire interne ; CRM pour retrouver un dossier.
Autorisations conseillées: Accueil et comptes rendus : automatiques. Transferts et cas sensibles : passage de relais.

02

Contacts, CRM et dossiers

Toute l'histoire d'un client au même endroit.

ConnexionVotre équipe

Voir le détail

ConnexionCréation et mise à jour des fiches clients, prospects, fournisseurs et partenaires.
ConnexionEnregistrement des échanges, qualification des demandes et ajout de notes.
ConnexionClassement des documents et vérification des pièces manquantes.
ConnexionAffectation des dossiers et synthèses pour les collaborateurs.
Votre équipeModification d'informations sensibles : avec validation.

Outils nécessaires: CRM ou logiciel métier connecté, espace de stockage des documents.
Autorisations conseillées: Notes et rattachements : automatiques. Données sensibles : avec validation.

03

Suivi commercial

Des prospects qualifiés, suivis jusqu'au rendez-vous.

BaseConnexionVotre équipe

Voir le détail

BaseQualification des prospects, besoins et échéances.
ConnexionTransmission de la documentation autorisée.
ConnexionOrganisation des rendez-vous commerciaux et suivi des devis.
ConnexionRelances autorisées et mise à jour du CRM.
Votre équipeNégociations et décisions commerciales : confiées à un collaborateur.

Outils nécessaires: CRM, agenda, documentation commerciale validée, messagerie.
Autorisations conseillées: Qualification : automatique. Relances : selon vos règles. Négociation : votre équipe.

04

SAV et réclamations

Chaque demande ouverte, qualifiée et suivie.

BaseConnexionVotre équipe

Voir le détail

BaseOuverture d'un dossier, recueil des références et justificatifs.
ConnexionQualification du problème et suivi du statut.
ConnexionOrganisation d'un rendez-vous d'intervention.
ConnexionTransmission au bon interlocuteur, information du client et rappels de suivi.
Votre équipeRemboursements, gestes commerciaux et engagements : soumis à vos autorisations.

Outils nécessaires: Outil de SAV ou de tickets, agenda, messagerie.
Autorisations conseillées: Ouverture et suivi : automatiques. Gestes commerciaux : votre équipe.

Famille 2

Agenda, planning et coordination

Organiser le temps de l'équipe, les réunions et les démarches internes.

05

Rendez-vous et agendas

Le bon créneau, avec la bonne personne, au bon endroit.

BaseConnexionVotre équipe

Voir le détail

ConnexionConsultation des disponibilités, prise, déplacement et annulation de rendez-vous.
ConnexionConfirmations, invitations calendrier et rappels.
ConnexionListes d'attente et proposition des créneaux libérés.
ConnexionPlusieurs agendas : collaborateurs, établissements, salles ou équipements.
BasePrise en compte des durées, pauses, congés, délais de préparation et déplacements configurés.
Votre équipeRendez-vous hors règles habituelles : soumis à votre accord si vous le souhaitez.

Outils nécessaires: Agenda(s) connecté(s), règles de prise de rendez-vous, outil d'envoi d'e-mails ou de SMS.
Autorisations conseillées: Prise de rendez-vous : automatique dans vos règles. Exceptions : avec validation.

06

Planning et coordination

Un planning à jour, sans conflit ni oubli.

ConnexionVotre équipe

Voir le détail

ConnexionCréation et affectation de tâches, échéances et rappels internes.
ConnexionPréparation des journées et synthèse des rendez-vous à venir.
ConnexionCoordination des disponibilités et signalement des conflits.
ConnexionTransmission des changements confirmés aux personnes concernées.
Votre équipeArbitrages entre collaborateurs : décidés par votre équipe.

Outils nécessaires: Agendas et outil de tâches ou de planning connectés.
Autorisations conseillées: Rappels et synthèses : automatiques. Réorganisation : avec validation.

07

Réunions, événements et déplacements

Des réunions organisées de bout en bout.

BaseConnexionÀ étudierVotre équipe

Voir le détail

ConnexionRecherche de disponibilités, organisation des réunions et invitations.
ConnexionRéservation de ressources connectées (salles, équipements).
BaseOrdre du jour, collecte de documents, comptes rendus et suivi des actions.
À étudierPréparation d'options de déplacement ou de réservation, selon les outils disponibles.
Votre équipeTout engagement payant : validé avant réservation.

Outils nécessaires: Agendas, outil de réservation de salles ; outils de voyage selon les intégrations réalisables.
Autorisations conseillées: Invitations : automatiques. Réservations payantes : avec validation.

08

Soutien aux équipes et aux ressources humaines

Les démarches internes coordonnées, dans un cadre strict.

ConnexionVotre équipe

Voir le détail

ConnexionOrganisation d'entretiens et échanges avec les candidats.
ConnexionCollecte des pièces autorisées et préparation des parcours d'accueil.
ConnexionRendez-vous internes et transmission des demandes au bon service.
Votre équipeAccès aux informations des salariés limité aux autorisations nécessaires ; décisions RH réservées aux personnes habilitées.

Outils nécessaires: Agendas, messagerie, espace documentaire RH avec droits d'accès restreints.
Autorisations conseillées: Organisation : automatique. Toute décision : votre équipe.

Famille 3

Devis, e-mails et documents

Préparer, envoyer et classer, à partir de vos modèles et de vos tarifs.

09

Devis et propositions commerciales

Du besoin exprimé au devis prêt à valider.

BaseConnexionVotre équipe

Voir le détail

BaseRecueil du besoin, demande de précisions, de photos ou de documents.
ConnexionPréparation du devis à partir des tarifs et modèles validés.
ConnexionCalcul des montants selon les règles configurées.
ConnexionDemande de validation, puis envoi autorisé.
ConnexionSuivi des réponses, demandes de modification et relances.
Votre équipePrix hors catalogue, remises et engagements : décidés par votre équipe.

Outils nécessaires: Catalogue et grille tarifaire validés, modèles de devis, logiciel de devis ou de facturation, messagerie.
Autorisations conseillées: Préparation : automatique. Envoi : avec validation conseillée. Aucun prix, remise, engagement ou délai n'est inventé.

10

E-mails et correspondance

Chaque échange suivi d'un message clair, au bon ton.

BaseConnexionVotre équipe

Voir le détail

BaseBrouillons, réponses aux demandes courantes, confirmations et comptes rendus.
ConnexionDemandes de pièces, transmission de documents, relances, courriers et invitations.
BasePersonnalisation du ton, des signatures et des modèles.
ConnexionTri, classement, repérage des demandes à traiter et rattachement aux dossiers.
Votre équipeMessages sensibles ou engageants : validés avant envoi.

Outils nécessaires: Messagerie connectée (envoi, et lecture si vous l'autorisez), modèles, signatures.
Autorisations conseillées: Confirmations et récapitulatifs : automatiques. Messages engageants : avec validation.

11

Facturation et suivi des paiements

Le suivi administratif, sans toucher aux décisions financières.

ConnexionVotre équipe

Voir le détail

ConnexionPréparation de documents de facturation à partir des données validées.
ConnexionTransmission des factures autorisées et envoi de duplicatas après vérification.
ConnexionConsultation des échéances et statuts disponibles, rappels de paiement.
ConnexionPréparation des éléments destinés au service comptable.
Votre équipeOpérations comptables, décisions financières et mouvements de fonds : hors de son rôle.

Outils nécessaires: Logiciel de facturation connecté, messagerie.
Autorisations conseillées: Rappels : selon vos règles. Émission et envoi : avec validation.

12

Documents et classement

Les bons documents, au bon endroit, à jour.

BaseConnexionÀ étudier

Voir le détail

BasePréparation de documents à partir de modèles, saisie et mise en forme.
ConnexionComptes rendus, classement, nommage et archivage selon vos règles.
ConnexionRecherche de pièces, suivi des versions et des documents attendus.
À étudierEnvoi de liens de signature et suivi de leur statut, si l'outil le permet.

Outils nécessaires: Espace de stockage connecté, modèles validés, outil de signature électronique éventuel.
Autorisations conseillées: Préparation et classement : automatiques. Envoi pour signature : avec validation.

Famille 4

Commandes, colis et suivi d'activité

Suivre les achats, les expéditions et la journée de travail.

13

Commandes et fournisseurs

Des commandes préparées et suivies, dans vos seuils.

ConnexionVotre équipe

Voir le détail

ConnexionRecueil et saisie des demandes de commande.
ConnexionPréparation de bons de commande et demande de confirmation.
ConnexionSuivi des délais annoncés et collecte des documents fournisseurs.
ConnexionRapprochement des références et signalement des anomalies.
Votre équipeToute commande engageant une dépense : soumise à vos autorisations et seuils de validation.

Outils nécessaires: Logiciel de gestion ou d'achats, catalogue fournisseurs, messagerie.
Autorisations conseillées: Préparation : automatique. Passage de commande : avec validation selon vos seuils.

14

Colis, expéditions et retours

Chaque envoi suivi, chaque retard signalé.

ConnexionVotre équipe

Voir le détail

ConnexionEnregistrement du transporteur, du numéro de suivi, du destinataire et de la commande associée.
ConnexionConsultation de l'acheminement : dernière étape connue et date estimée, si le transporteur la fournit.
ConnexionSuivi des points relais, retards, incidents, retours et échanges.
ConnexionRappels sur les colis envoyés et les livraisons attendues ; alertes en cas de retard ou d'absence de mise à jour.
ConnexionRecherche d'une preuve de livraison accessible et demande de confirmation de réception au destinataire.
ConnexionPréparation de demandes d'information ou de réclamations au transporteur.
ConnexionRécapitulatif des expéditions et des actions restant à traiter.
Votre équipeRéclamations engageantes et décisions de geste commercial : votre équipe.

Outils nécessaires: Outil d'expédition ou suivi du transporteur connecté (selon les intégrations disponibles), commandes, messagerie.
Autorisations conseillées: Suivi et alertes : automatiques. Réclamations : avec validation. Les statuts et délais proviennent des outils connectés, jamais inventés.

15

Tableaux de bord et suivi quotidien

Une vue claire de ce qui est fait et de ce qui reste.

Connexion

Voir le détail

ConnexionSynthèses des appels, rendez-vous, devis, e-mails, commandes, colis et dossiers.
ConnexionListe des actions en attente et rappels d'échéances.
ConnexionAlertes sur les blocages.
ConnexionRécapitulatif quotidien ou hebdomadaire à partir des données disponibles.

Outils nécessaires: Les outils connectés aux autres missions.
Autorisations conseillées: Synthèses et alertes : automatiques.

Fonctions complémentaires

D'autres tâches de secrétariat, à étudier avec vous.

Ces fonctions complètent les missions ci-dessus. Elles ne sont pas disponibles d'office : leur faisabilité est étudiée selon vos outils lors de la mise en place.

Fonction	Utilité	Outils nécessaires	Niveau d'autorisation
AccueilMessages vocaux hors horaires	Transcrire et résumer les messages laissés en dehors des heures d'ouverture, puis organiser le rappel.	Ligne téléphonique connectée	Automatique (résumé), rappel selon vos règles
AccueilFiltrage du démarchage	Reconnaître les sollicitations commerciales non désirées et y répondre poliment selon vos consignes.	Aucun outil : vos consignes	Automatique
AccueilAccueil en plusieurs langues	Accueillir un interlocuteur dans une autre langue, parmi celles que vous retenez.	Aucun outil : langues à configurer	Automatique, à valider lors des tests
Rendez-vousConfirmation de présence et absences	Demander une confirmation la veille, libérer le créneau en cas d'annulation et proposer la liste d'attente.	Agenda, envoi d'e-mails ou de SMS	Automatique dans vos règles
DirectionAgenda de direction	Filtrer les sollicitations et préparer une fiche de synthèse avant chaque rendez-vous du dirigeant.	Agenda, CRM, documents	Avec validation
DocumentsContrats et échéances	Alerter avant le renouvellement, la révision ou la fin d'un contrat (maintenance, assurance, abonnement).	Base documentaire ou tableau de suivi	Alertes automatiques, décisions par votre équipe
DevisSuite d'un devis accepté	Préparer le bon de commande, la facture ou la planification de l'intervention à partir du devis signé.	Logiciel de devis et de facturation, agenda	Avec validation
FacturationJustificatifs de notes de frais	Demander, collecter et classer les justificatifs pour le service comptable.	Messagerie, espace de stockage	Collecte automatique, contrôle par la comptabilité
ContactsQualité des fiches	Signaler les doublons, les fiches incomplètes et les coordonnées à vérifier.	CRM	Signalement automatique, fusion avec validation
SAVEnquête de satisfaction	Envoyer un questionnaire après une intervention et synthétiser les retours.	Messagerie, modèles validés	Automatique, modèles validés par vous
RéunionsCompte rendu à partir d'un enregistrement	Rédiger le compte rendu et la liste des actions d'une réunion enregistrée avec l'accord des participants.	Outil d'enregistrement ou de visioconférence	Avec validation avant diffusion

Ce qu'une IA ne fait pas physiquement

Ces interventions restent à votre équipe. Votre secrétaire IA prépare et facilite ce qui les entoure.

Accueillir physiquement un visiteurPrévenir la bonne personne de l'arrivée d'un visiteur annoncé.
Réceptionner un colis ou le courrier, signer un bon de livraisonEnregistrer la livraison attendue et rappeler sa réception.
Déposer ou affranchir un courrierPréparer le courrier, l'adresse et la liste des envois.
Classer des documents papierClasser les documents numérisés que vous lui transmettez.
Préparer une salle ou du matérielRéserver la salle et envoyer la liste de préparation.
Effectuer un achat ou un paiementPréparer la demande et la soumettre à votre validation.

Personnalisation

Vous définissez ce qu'elle peut faire.

Chaque entreprise choisit :

Les missions activées ou désactivées
Les outils et données accessibles
Les interlocuteurs et services concernés
Les consignes, horaires, modèles et scénarios
Les actions automatiques
Les actions nécessitant une validation
Les situations à transmettre à un collaborateur

Son niveau d'autonomie, action par action

1
Automatique
Elle réalise l'action dans les limites que vous avez définies.
2
Avec votre validation
Elle prépare l'action et attend votre accord avant de l'exécuter.
3
Transmis à votre équipe
Elle recueille les informations et confie la suite à un collaborateur.

Exemple

Autorisez la prise de rendez-vous automatique, gardez la validation des devis et demandez une alerte pour les colis en retard. Votre configuration évolue avec votre entreprise.

La mise en place, en quatre étapes

1
Nous définissons ensemble vos besoins et votre organisation.
2
Nous sélectionnons les fonctions et les outils à connecter.
3
Nous configurons les consignes, les autorisations et les validations.
4
Nous testons les scénarios avec vous avant la mise en service.

La configuration évolue avec votre entreprise. Les demandes spécifiques sont étudiées selon leur faisabilité technique et les outils disponibles : certaines intégrations existent déjà, d'autres doivent être étudiées au cas par cas.

Scénarios métier

Un appel. Des actions. Un résultat.

Quatre exemples de configuration, parmi d'autres.

Exemple de configurationArtisan

Un appel

Un client demande une intervention.

Des actions

Votre secrétaire IA recueille les informations sur l'intervention.
Elle demande des photos par e-mail.
Elle prépare un devis selon les tarifs disponibles et le soumet à votre validation.
Elle propose un rendez-vous.

Un résultat

Le devis est prêt et le rendez-vous proposé, sans ressaisie.

Les étapes et le niveau d'autonomie sont adaptés à chaque entreprise.

Exemple de configurationCabinet ou société de services

Un appel

Un client appelle pour déplacer un rendez-vous.

Des actions

Elle consulte l'agenda.
Elle propose un nouveau créneau.
Elle actualise le planning.
Elle envoie la confirmation.

Un résultat

Le planning est à jour et le client a reçu sa confirmation.

Les étapes et le niveau d'autonomie sont adaptés à chaque entreprise.

Exemple de configurationEntreprise B2B

Un appel

Un prospect demande une prestation.

Des actions

Elle qualifie son besoin.
Elle complète sa fiche.
Elle transmet la documentation autorisée.
Elle organise un échange commercial.

Un résultat

Le commercial reçoit un prospect qualifié, avec un rendez-vous fixé.

Les étapes et le niveau d'autonomie sont adaptés à chaque entreprise.

Exemple de configurationCommerce ou distribution

Un appel

Un client demande où en est sa livraison.

Des actions

Elle retrouve la commande et le numéro de suivi.
Elle consulte le transporteur connecté.
Elle indique la dernière étape connue et la date estimée, si elle est disponible.
Colis livré selon le transporteur : elle demande au client de confirmer la réception.

Un résultat

Le client est informé, et un retard déclenche une alerte à votre équipe.

Les étapes et le niveau d'autonomie sont adaptés à chaque entreprise.

Exemples illustratifs. Les actions réalisées dépendent des fonctions choisies, de vos règles et des outils connectés.

Elle s'identifie comme une intelligence artificielle auprès de vos interlocuteurs.
Elle vérifie l'identité avant de communiquer une information de dossier.
Elle accède uniquement aux données nécessaires aux missions que vous lui confiez.

Votre secrétaire IA n'invente jamais un prix, une remise, une condition contractuelle, un statut de livraison ou un délai : elle utilise uniquement les informations validées par votre entreprise et celles des outils connectés.

Construisons le secrétariat IA adapté à votre entreprise.

Personnaliser ma secrétaire IA

Votre secrétaire IA, configurée pour votre entreprise.